Ratgeber: Kassensysteme

Kassensysteme – Der große Ratgeber für 2021

Funktionen, Komponenten, Branchen und Vergleich

Profitieren Sie von einem modernen Kassensystem, mit dem Sie nicht nur Kassiervorgänge abwickeln können. Die innovativen Geräte besitzen zahlreiche weitere Funktionen, die den Geschäftsalltag erleichtern. Erfahren Sie hier, wie elektronische Kassen funktionieren, welche Arten es gibt und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Was sind Kassensysteme?

Kassensysteme werden nicht nur für Bezahlvorgänge genutzt, sie sorgen auch für einen reibungslosen Ablauf im Geschäftsalltag, denn sie können Daten verwalten und speichern. Ein modernes Kassensystem bietet damit für Händler, Gastronomen und Dienstleister jeder Art eine enorme Arbeitserleichterung.

Eine moderne Systemkasse besteht aus verschiedenen Hardware-Komponenten und Software.

Die Hardware: Herkömmliches Terminal, Touch-Kasse oder Tablet

Zu den wichtigsten Hardware-Komponenten zählen ein Terminal, ein Bargeldfach, ein Bondrucker, ein Kartenlesegerät und ein Barcode-Scanner sowie ggf. Tablets und/oder Smartphones. Die Ausstattung fällt je nach Anbieter und Anforderung unterschiedlich aus: Vom robusten Terminal mit großem Display, das an eine herkömmliche Registrierkasse erinnert, bis zur schlanken iPad-Kasse ist alles dabei.

Das Kassenterminal ist das Herzstück eines Kassensystems, denn dieses bietet dem Kassierer sämtliche Funktionen, die er am Point of Sale (POS) benötigt. Das kann ein eigens dafür konzipiertes Kassenterminal sein, aber auch ein normaler Computer oder eine Touch Kasse können als Terminal eingesetzt werden.

Touch-Kassen

Touchscreen-Kassensysteme sind Display, Recheneinheit und Eingabegerät in einem. Sie können einfach mit dem Finger bedient werden und machen eine Tastatur überflüssig. Häufig ist die Touch Kasse an einem festen Platz montiert. Es gibt aber auch POS-Systeme, die platzsparend an der Wand angebracht werden können. Zu diesen Kassensystemen lassen sich auch mobile Hardware-Komponenten wie Smartphones oder Tablets ergänzen.

Mobile Kassensysteme mit Kassen-App

Mithilfe einer Kassensoftware lassen sich ein iPad oder Android-Tablet zur Touch Kasse umrüsten. Dazu benötigen Sie eine entsprechende Kassen-App. Voraussetzung für den Einsatz von iOS- oder Android-Kassensystemen ist eine Bluetooth- und WLAN-Konnektivität. WLAN benötigen die mobilen Geräte, um arbeiten zu können, während sie über Bluetooth mit den anderen Hardware-Komponenten verbunden werden.

Hardware zusammenstellen

Viele Anbieter von Kassensystemen haben eine eigene Hardware im Sortiment. Man kann also ein komplettes Kassensystem mit allen Hardware-Komponenten und der dazugehörigen Software-Komponenten aus einer Hand kaufen. Es ist aber genauso gut möglich, bestehende Geräte weiter zu nutzen und nur die Software oder Teilkomponenten über einen Kassenanbieter zu beziehen. Lassen Sie sich dazu am besten von einem für Sie infrage kommenden Kassenanbieter beraten.

Als Experte auf dem Gebiet der Kartenzahlung informieren wir Sie gerne über den Einsatz von EC- und Kreditkartenlesegeräten im Zusammenspiel mit einem Kassensystem, denn alle unsere Kartenlesegeräte sind mit modernen Kassen kompatibel.

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Kassensysteme mit Kartenzahlung verbinden

Ein schneller und einfacher Bezahlvorgang ist sicherlich die wichtigste Funktion eines Kassensystems. Die gute Nachricht: Elektronische Kassensysteme lassen sich über Schnittstellen ganz einfach mit Lesegeräten verbinden. Wie das Zusammenspiel funktioniert, erklären wir in unserem Ratgeber Kassensysteme und Kartenzahlung.

Schon seit 2018 werden mehr Umsätze über Karte als in bar getätigt – das zeigt, dass Kartenzahlung heute Standard ist und zum guten Service dazu gehören muss. Und zuletzt hat die Corona-Pandemie dem Trend der Kartenzahlung weiter Aufschwung gegeben, wie eine Studie der Initiative für Deutsche Zahlungssysteme ergeben hat. Die EC-Kartenzahlung ist im Frühjahr 2020 um 14 Prozent gestiegen und auch die ältere Generation setzt mittlerweile auf die moderne und hygienische Kontaktlos-Technik.

Dass sich Kartenzahlung lohnt, können auch wir behaupten, denn bei einer Umfrage unter unseren Kunden und Interessenten mit 1.200 Teilnehmern, bestätigten gut zwei Drittel der Befragten, dass die Nachfrage nach Kartenzahlung gestiegen sei.

Wenn Sie eine Kasse kaufen möchten, ist es gut zu wissen, dass alle Kartenlesegeräte von Bezahlexperten einwandfrei mit Kassensystemen funktionieren.

An Kartenzahlung interessiert? Dann stellen Sie uns eine Anfrage.

Alle unsere Kartenterminals sind mit Kassensystemen kompatibel. Gerne beraten wir Sie, welches Gerät für Ihren Point of Sale das Beste ist.

Die Kassensoftware: Was sie alles kann

Der Wert einer Kasse im Arbeitsalltag steht und fällt mir der Software. Diese sorgt nicht nur dafür, dass alle Bezahlvorgänge schnell und einfach erfasst werden, sondern sie kann weitaus mehr. Moderne Kassensysteme verwalten und speichern Kunden- und Warendaten und bieten damit zahlreiche Funktionen. Wenn Sie eine Kasse kaufen wollen, ist der Blick auf die Software oft wichtiger als auf die Hardware. Denn die Preise von Kassensystemen werden in erster Linie durch den Funktionsumfang der Software bestimmt.

Die wichtigsten Funktionen stellen wir hier vor:

Icon Kundenverwaltung

Kundenverwaltung

Wer als Unternehmer tätig ist weiß, wie wichtig Kundenbindung ist: Loyale Kunden kommen wieder, sorgen für regelmäßigen Umsatz und empfehlen Ihr Geschäft weiter. Die Kundenverwaltung eines Kassensystems trägt maßgeblich dazu bei, Ihre Kunden zu binden, denn sie erfasst deren Kaufhistorie und individuelle Vorlieben. Diese Daten können Sie für Ihre Kundenberatung und Marketingaktionen nutzen.

Icon Warenwirtschaft

Warenwirtschaft

Den Lagerbestand von Produkten prüfen, Inventur machen, Lieferantendaten festhalten und Bestellungen verwalten – all das können Sie mit Kassensystemen mit angeschlossener Warenwirtschaft. Besonders hilfreich ist die Auswertung des Absatzes von einzelnen Produkten oder ganzen Warengruppen. Dank umfangreicher Möglichkeiten der Datenerfassung sind zahlreiche Analysen möglich, die Sie für Ihre strategischen Geschäftsentscheidungen nutzen können.

Icon Marketing

Marketing

Neben den Absatz- und Umsatzanalysen können Sie mit einer Kasse auch Gutscheine oder Treuekarten erstellen und per E-Mail, SMS oder Messenger versenden, die der Kunde beim nächsten Kauf einlösen kann. Aber auch andere Werbeaktionen können hinsichtlich ihres Erfolges über die Kassendaten bewertet werden.

Icon Kalender

Kalender: Termine und Reservierungen

Je nach Branche ist eine Kalenderfunktion, zum Beispiel für Terminvereinbarungen oder Tischreservierungen, eine sinnvolle Zusatzfunktion.

Icon Buchhaltung

Buchhaltung

Weiterhin kann die Software dazu beitragen, Ihre buchhalterischen Abläufe zu optimieren. Über Schnittstellen können Daten an Steuerberater oder andere Finanzdienstleister übermittelt werden. Hier sparen Sie jede Menge Zeit. Moderne Kassensysteme sind außerdem GoBD-konform, heißt, sie entsprechen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Kassensysteme für einzelne Branchen

Je nach Branche werden unterschiedliche Anforderungen an ein Kassensystem gestellt. Aus diesem Grund kommen hier auch unterschiedliche Kassenprogramme zum Einsatz. Während manche Kassenanbieter ein generalistisches Allround-System geschaffen haben, spezialisieren sich andere auf konkrete Einsatzbereiche. Dabei wird die Kassensoftware an die Bedürfnisse der jeweiligen Branche angepasst, sozusagen ein Kassensystem nach Maß.

Wir stellen Ihnen branchentypische Besonderheiten und passende Kassensysteme gesondert vor:

Kassensystem-Vergleich: Darauf kommt es an

Bei der Vielzahl an Angeboten ist es nicht leicht, das passende Produkt zu finden. Wir stellen Ihnen hier ausgewählte Kassensysteme vor:

Wenn Sie einen Vergleich von Kassensystemen anstellen, achten Sie auf folgende Punkte:

Eines der wichtigsten Kriterien ist neben den benötigten Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit des Geräts. Eine Kasse sollte trotz ihrer Komplexität leicht zu bedienen sein, denn nur so können Sie und Ihre Mitarbeiter effizient damit arbeiten. Eine intuitiv bedienbare Nutzeroberfläche gewährleistet Schnelligkeit im Arbeitsalltag und hilft Ihnen dabei, Fehler zu vermeiden.

Darüber hinaus sollten Sie sich überlegen, ob Sie ein stationäres oder ein mobiles Kassensystem haben wollen. Ein feststehendes Gerät kann unter Umständen mehr Platz einnehmen und ist weniger flexibel. Benutzen es hingegen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig, kann das stationäre System wiederum von Vorteil sein.

Bei einem Kassensystem-Vergleich spielt auch eine wichtige Rolle, für welche Branche Sie das Gerät benötigen, denn jede Sparte hat andere Anforderungen. Dementsprechend gibt es auch unterschiedliche Kassensysteme, die diese Ansprüche berücksichtigen.

Für manch einen ist möglicherweise auch das Design eines Kassensystems von größerer Bedeutung. Dieses sollte zum Stil des Ladenraums oder zum eigenen Business passen. Und selbstverständlich sollte man auch die Preise für Kassensysteme miteinander vergleichen.

Wichtig ist auch, dass die Kasse der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entspricht, die seit dem 1. Januar 2020 in Kraft ist. Dieser zufolge müssen alle elektronischen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, um Manipulation und Steuerbetrug zu verhindern. Damit einhergehend gilt auch die Pflicht zur Ausstellung eines Kassenbelegs. Das heißt, dass bei jedem Vorgang ein Bon ausgedruckt werden muss.

Darüber hinaus muss das Kassensystem den GoBD-Richtlinien entsprechen. Diese definieren im digitalen Zeitalter die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. Schließlich müssen elektronische Kassen auch noch den Anforderungen der Finanzverwaltung Rechnung tragen.

Übrigens: Einige Hersteller bieten eine Testphase an, in der Sie das Gerät und die damit verbundenen Abläufe ausgiebig testen können. Bei anderen Anbietern können Sie sich mithilfe eines Webinars oder einer Produktpräsentation ausführlich über das gewünschte System informieren.

Hier noch einmal die wichtigsten Fragestellungen:

    • Für welche Branche benötige ich mein Kassensystem? Gibt es für meine Sparte spezielle Kassenprogramme?
    • Welche Funktionen soll mein Kassensoftware bieten? Benötige ich eine Tischreservierung, ein Warenwirtschaftssystem, eine detaillierte Analyse oder Weiteres?
    • Wünsche ich mir ein stationäres POS-Kassensystem oder eine mobile Lösung?
    • Funktioniert die Kartenzahlung im Zusammenspiel mit der Kasse reibungslos?
    • Brauche ich ein filialfähiges Kassensystem?
    • Erfüllt das Gerät die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, insbesondere GoBD und KassenSichV sowie die Anforderungen des Finanzamtes?
    • Was kostet die Hardware und wie hoch sind die monatlichen Kosten? Wie lassen sich die Geräte finanzieren?

Kurz gefragt

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